Jorge Franganillo

Profesor e investigador
Facultad de Biblioteconomía y Documentación
Universidad de Barcelona

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Gestión de información personal

La gestión de información personal es la práctica y el estudio de las actividades que las personas desempeñamos con el fin de organizar y utilizar la información que obtenemos para resolver necesidades cotidianas. Tales actividades aspiran a alcanzar tres objetivos:

  • Obtener, organizar y reencontrar la información necesaria para completar tareas y cumplir con deberes diversos.
  • Garantizar que un documento o un canal de información, una vez localizado, volverá a estar disponible cuando se lo necesite.
  • Aprovechar al máximo los recursos personales para aumentar la productividad y mejorar la calidad de vida.

Agendas, libretas y bolígrafo
(fotografía: Peter Vlk)Escritorio
(fotografía: Rik Catlow)Smartphones
(fotografía: Jon Fingas)

La sobrecarga informativa plantea el reto de gestionar con eficacia la información que se necesita para tomar decisiones, resolver tareas, aprender cosas y mantener cierto dominio sobre el entorno.

Pero la información, en exceso, resulta difícil de procesar. Por ello, del conjunto de información al que tienen acceso, las personas creamos un subconjunto personal: en previsión de una necesidad futura, capturamos y almacenamos piezas (documentos digitales y en papel, mensajes electrónicos, enlaces, notas manuscritas, etc.) para un uso posterior y reiterado, y las organizamos, las gestionamos, según un esquema propio.

Esta gestión exige controlar la información, saber dónde y cómo está, lo que suele ser difícil o engorroso. La información puede llegar en mal momento, puede estar en un lugar inoportuno, puede perderse en un laberinto o puede caer en el olvido. Además, suele estar fragmentada en diversas formas, cada una de las cuales implica un sistema de organización y un uso distintos. La gestión de información personal estudia qué conviene hacer para resolver esos problemas y lograr que la información esté a nuestro servicio en nuestro quehacer cotidiano.

Al fin y al cabo, la información es un recurso valioso, aunque el valor no le es intrínseco. Es un recurso muy abundante y por ello conviene organizarla, porque gestionar información es la manera más tangible de gestionar otros recursos —tiempo, atención, conocimiento, dinero— que sí son intrínsecamente valiosos.

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Actualizado: mayo de 2017